Jak efektywnie zarządzać szkołą jogi

Artykuł sponsorowany

Zarządzanie szkołą to trudna sztuka, wymagająca zaangażowania, czasu i uwagi. To niekończący się proces związany z  rozwojem siebie jako managera, rozwojem kompetencji związanych z planowaniem strategicznym oraz z umiejętnością reagowania na ciągle zmieniający się rynek. Niezliczona ilość danych, które trzeba szybko i sprawnie interpretować, wymusza szukanie nowych rozwiązań ułatwiających podejmowanie decyzji biznesowych.

Szkoła Jogi – wyzwania i obowiązki

Prowadzenie szkoły to nie tylko organizacja zajęć, ale całe spektrum działań, dzięki którym miejsce dobrze funkcjonuje: szkolenia nauczycieli oraz recepcji, zarządzanie kursami i warsztatami, zmiany i korekty planu zajęć, wystawianie faktur, wypłaty i rozliczenia, zarządzanie logistyką miejsca i obsługa sklepu. Do tego należy dodać prowadzenie szeroko pojętego marketingu, a więc obecność w mediach społecznościowych, newslettery, artykuły, strona internetowa i działania z nią związane, a przede wszystkim aktywne pozyskiwanie klientów oraz utrzymanie relacji z istniejącymi. Prowadzenie własnej szkoły niesie ze sobą wiele zadań i wyzwań, którym trzeba sprostać.

Nowoczesne oprogramowanie – mobilność i wygoda

Przy obecnej ilości danych i poziomie ich skomplikowania niezbędny jest system informatyczny, umożliwiający efektywne zarządzanie. System nie tylko gromadzi odpowiednie dane, ale przede wszystkim je przetwarza i podaje w przystępnej formie. Wszelkie informacje niezbędne do oceny aktualnej kondycji szkoły są dostępne za pomocą kilku kliknięć.  System ułatwia codzienną pracę i podejmowanie decyzji dotyczących przyszłości funkcjonowania szkoły.

Systemate – proste zarządzanie szkołą

Systemate stanowi odpowiedź na potrzeby współczesnych szkół jogi. Jeśli jeszcze nie korzystasz z rozwiązań informatycznych wspomagających prowadzenie szkoły – dzięki Systemate przekonasz się, jak prosta i szybka może być praca związana z codzienną obsługą klienta. Jeśli korzystasz z alternatywnego systemu – z łatwością dostrzeżesz przewagę intuicyjnego i szybkiego Systemate, stworzonego w oparciu o kilkuletnie doświadczenie. To narzędzie, które łączy wszystkie aspekty funkcjonowania Twojego miejsca, oszczędza czas oraz generuje dodatkowe przychody i zadowolenie klienta.

Przyjazna obsługa klienta

Systemate szybko i sprawnie zarejestruje na zajęcia uczestników z aktywnym karnetem – wystarczy jedno kliknięcie karty czytnikiem kodów lub, w przypadku braku czytnika, szybki wybór klienta w panelu. System sam poprowadzi recepcjonistę przez procesy związane z daną transakcją lub klientem i poinformuje o wszystkim, co ważne – o braku płatności, kończącym się karnecie, notatce lub konieczności sprawdzenia legitymacji studenckiej uprawniającej do zniżki.

Sprzedaż karnetów automatycznie uwzględnia zniżki, rabaty i dni świąteczne, a także pozwala łączyć karnety i produkty sklepowe w jednej transakcji. Ta opcja niezwykle przyspiesza proces obsługi klienta oraz eliminuje kolejki. System błyskawicznie wydrukuje paragon oraz fakturę, sprawiając, że proces obsługi klienta jest szybki i wygodny.

Systemate umożliwia również klientom samodzielny zakup karnetów za pomocą szybkich płatności on-line. Klient może sam założyć konto w systemie, zaakceptować regulamin szkoły i wybrać karnet z dostępnej oferty.

Drukarka fiskalna i skaner kodów dla maksymalnej wygody

System może funkcjonować samodzielnie, skutecznie wspomagając procesy biznesowe związane z prowadzeniem szkoły jogi, ale dla bezkonkurencyjnie wygodnej obsługi klienta na recepcji polecamy rozszerzenie systemu o drukarkę fiskalną i skaner kodów kreskowych. Dzięki drukarce fiskalnej sprzedaż karnetu wiąże się nie tylko z zapisaniem go na koncie klienta, ale też z automatycznym wydrukiem paragonu – bez żadnych dodatkowych czynności. Z kolei skaner, w połączeniu z plastikowymi kartami wydawanymi klientowi, minimalizuje czas potrzebny na odszukanie klienta w systemie i jego obsługę.

Intuicyjne planowanie Harmonogramu

Tworzenie grafiku w Systemate to prawdziwa przyjemność. W ciągu kilkunastu minut można zaplanować cały harmonogram na rok lub dwa lata do przodu. Planowanie odbywa się za pomocą wygodnego kalendarza, a system monitoruje czy nowe zajęcia nie kolidują z już istniejącymi. Dodając zajęcia administrator decyduje, czy są widoczne tylko na recepcji czy również w grafiku internetowym dla klientów. Może również szybko dodać nową salę, nowych instruktorów lub nowych pracowników, nadając im odpowiednie uprawnienia.

Zmiana godziny zajęć, odwołanie zajęć lub zmiana nauczyciela jest bardzo prosta i wymaga jedynie kilku kliknięć. Wszystkie zmiany w grafiku widoczne są w trybie rzeczywistym w panelu klienta, dzięki czemu zainteresowani natychmiast otrzymują bieżące informacje (np. o odwołaniu zajęć).

W osobnym menu dostępny jest panel ustawień kursów, warsztatów i wyjazdów. To potężne narzędzie, dzięki któremu w jednym miejscu można łatwo utworzyć cykl zajęć oraz specjalne karnety obowiązujące na dany kurs lub warsztat.

Wygodne projektowanie cennika w SYSTEMATE

Systemate pozwala na elastyczne kształtowanie oferty karnetów, bez względu na politykę, jaką szkoła przyjęła w tym zakresie. Karnety można podzielić na kategorie, określić liczbę lub zakres dat, w jakich będą dostępne w sprzedaży (np. oferta świąteczna), a także dowolnie określić ich nazwę i stawkę VAT. Dla każdego karnetu można zdefiniować czas ważności w dniach, liczbę wejść oraz zajęcia, na które obowiązuje.

Wszelkie zniżki – studenckie, dla seniorów, lojalnościowe lub inne – można dowolnie zdefiniować w systemie, a następnie zaznaczyć, które karnety dana zniżka obejmuje. Dodawanie zniżek dotyczy nie tylko ich wysokości, ale również zasad i warunków ich udzielania, o których system przypomni klientowi i recepcjoniście w odpowiednim momencie.

Raporty – szersza perspektywa

Systemate umożliwia bieżące monitorowanie rentowności i ekspresową ocenę kondycji szkoły poprzez przejrzyste raporty. Najważniejsze dane są dostępne już na ekranie startowym, w formie wykresów zestawiających obecny rok z poprzednim. Funkcja  finansowego raportu dobowego umożliwia rozliczenie dziennej sprzedaży – sumarycznie lub dla każdego recepcjonisty oddzielnie. Prosty, czytelny raport sprzedaży karnetów oraz produktów w podziale na płatności kartą, przelewem, on-line lub gotówką umożliwia weryfikację wpływów dziennych i zestawienie ich z danymi z drukarki fiskalnej, terminala płatniczego czy z ilością zgromadzonej gotówki.

System daje możliwość sprawdzenia wielu aspektów funkcjonowania szkoły w wybranym zakresie dat. Raport okresowy zbiorczy pozwala ocenić obroty szkoły. Jednym kliknięciem można sprawdzić nierozliczone płatności klientów. Raport sprzedaży karnetów z podziałem na rodzaje pozwala ocenić ich atrakcyjność dla klienta. Zapełnienie sali to raport przydatny przy wycofywaniu zajęć z oferty lub zwiększeniu ich liczby w tygodniu. Na bieżąco można również śledzić liczbę nowych klientów w szkole – pozwala to ocenić m.in. skuteczność kampanii reklamowych i działań marketingowych szkoły.

Wszystkie raporty dostarczają cennych informacji, dzięki którym łatwiej jest modyfikować politykę cenową, badać czy działania szkoły przynoszą spodziewane efekty lub ocenić bieżącą kondycję w zestawieniu z historycznymi danymi. Raporty to przełożenie decyzji biznesowych na liczby, procenty, wzrosty lub spadki. To bezcenna wiedza dostarczana w trybie rzeczywistym.

Bezpieczna baza klientów

Zarządzanie bazą klientów to duża odpowiedzialność. Konieczność odpowiedniego zabezpieczenia danych oraz dostosowanie mechanizmów przechowywania oraz uzyskiwania zgód na przetwarzanie danych zgodnie z ciągle zmieniającymi się przepisami prawa pozostaje w tym przypadku po stronie Systemate.

System zawiera wszystkie niezbędne informacje o kliencie, takie jak: email, telefon, imię i nazwisko, dane dotyczące karnetów, obecności na zajęciach czy preferencje zakupowe. Niektóre z tych danych dzielone są również z panelem klienta, który samodzielnie może sprawdzić status płatności lub pozostałą na karnecie liczbę wejść na zajęcia.

Systemate udziela dostępu do danych wyłącznie uprawnionym do tego osobom, wyświetlając tylko tę ich część, która jest w danej chwili konieczna – bez względu na to, czy dane zostały pozyskane na recepcji, czy przez samodzielną rejestrację klienta on-line.

Baza danych Systemate może być automatycznie synchronizowana z systemami do wysyłki newsletterów, jak FreshMail, MailerLite etc., a system automatycznie zadba o obowiązujące zgody marketingowe oraz wymagane dane klienta.

Systemate – kompleksowa obsługa twojej działalności

Napisz do nas lub zadzwoń – chętnie poznamy twoją szkołę i przeprowadzimy prezentację. Bezpłatnie doradzimy i udostępnimy system do testów, dzięki którym zyskasz pewność, że intuicyjny i szybki Systemate to dobry wybór dla twojej działalności.

Zapraszamy do kontaktu:

(+48) 501 189 735
sprzedaz@systemate.pl
systemate.pl

Opinie użytkowników

Zobacz co piszą o nas użytkownicy, który już korzystają z Systemate.

Marta Hodgdon, założycielka i właścicielka szkoły Bikram Joga

W swoim studio korzystała dotychczas z zagranicznego systemu ewidencji klientów.

„Pierwszą pozytywną różnicą w korzystaniu z Systemate jest stałe wsparcie i obsługa zespołu Systemate w trakcie jego użytkowania. W każdej chwili mogę skonsultować się i uzyskać rozwiązanie. Zespół łatwo i sprawnie przeprowadził wdrożenie systemu w mojej szkole, doradził, na każdym kroku mam wsparcie – to jest świetne!

Zdecydowałam się na wprowadzenie plastikowych kart i czytnika, które zastąpiły dotychczasowe kartonikowe karnety, na których ręcznie zaznaczaliśmy każdorazowo kolejne zajęcia klienta. Obecnie wystarczy przystawić kartę do czytnika, a system sam dopisuje do zajęć i zaznacza wejście na karnecie klienta. To rozwiązanie naprawdę pomogło – szybsza obsługa przed wejściem na zajęcia pozwala uniknąć tłoku na recepcji.

Wprowadzenie sprzedaży karnetów on-line – coś, czego ukrytych kosztów się obawiałam – okazało się równie świetnym pomysłem. To kolejny element, który „rozluźnia” recepcję i odciąża z formalności. Uzyskałam szczegółowe informacje dotyczące procesu sprzedaży internetowej w naszych realiach, które uświadomiły mi jej prostotę – nie ponoszę żadnych dodatkowych kosztów, nic nie ryzykuję, a tylko zyskuję.

Młodsi klienci są zachwyceni możliwością zakupu on-line i wglądu w aktualności. Tych, którzy byli przyzwyczajeni do kartonikowego karnetu, przekonałam łatwym sprawdzaniem na miejscu w szkole – mamy bezpośredni wgląd we wszystkie dane, jednym „klikiem”. Wiem, że z czasem, płynnie, wszyscy docenią możliwość zarządzania swoimi karnetami on-line. Już teraz pojawiły się rejestracje i płatności nowych osób przez internet – to wygodne, że nie trzeba pojawiać się osobiście w szkole, żeby zakupić karnet i zapisać na zajęcia. Możliwość rejestracji nowych klientów na stronie również oszczędza ten czas na recepcji.

Zespół Systemate to ludzie, którzy dysponują wiedzą w oparciu o wieloletnie doświadczenie w mojej branży – i chętnie dzielą się tą wiedzą, rozwiewają wątpliwości, tłumaczą. Dostaję kompleksową obsługę swojej szkoły.

Na korzystanie z Systemate składa się wygoda ustawiania grafiku zajęć i wprowadzania aktualizacji z jednego miejsca – grafik z systemu jest podłączony do mojej strony internetowej i tam automatycznie wyświetlają się wszelkie zmiany. Wprowadzam wszystko z jednego miejsca.

Dopiero wprowadzenie Systemate uświadomiło mi pewne potrzeby działalności szkoły, które wymagały uwagi i usystematyzowania. Przykładem jest zarządzanie karnetami – system „wyczyścił” kwestie przedłużania karnetów, próśb o odrabianie nieobecności. Ważność karnetu jest jasno ustalona – do wglądu dla każdego klienta i dla nas – co ułatwia pracę całej recepcji.

Również zniżki są jasno ustalone – daty obowiązywania, klienci, którym zniżki przysługują – system sam tego pilnuje, a ja mam mniej telefonów od klientów, którzy nie zdążyli wykupić na miejscu przysługującej im zniżki na czas.

Systemate ujednolicił zasady i pilnuje za nas wprowadzonych przez nas „reguł” 🙂 Dzięki niemu otrzymuję klarowne raporty, mam porządek w rozliczeniach i wgląd w to, jakie karnety wykupują klienci. Wiem, czy stali klienci kontynuują praktykę, wiem, czego potrzebują. To pomaga decydować o ofercie szkoły.

Krok po kroku wprowadzam kolejne możliwości Systemate – planuję podpięcie drukarki fiskalnej, aby nie musieć już wystawiać faktur ręcznie, w domu, po pracy. Będę miała możliwość robienia tego od ręki, bardzo szybko, przy kliencie. Planuję również otworzyć sklep on-line – wiem, co chcę zamieścić, a zespół Systemate zajmie się obsługą techniczną.

Przed wprowadzeniem Systemate jeszcze nie wiedziałam, czego potrzebuję 🙂

Krok po kroku sprawdzam efekty, ale już teraz widzę same plusy. Czuję, że dobrze zrobiłam wprowadzając Systemate do mojej szkoły. Możliwości Systemate i jego wsparcie sprawiają, że jestem bardzo zadowolona i polecam go każdej szkole. A jeśli ktoś jeszcze nie dysponuje żadnym systemem zarządzania szkołą – polecam tym bardziej! Dzięki temu, że Systemate powstał dla szkół jogi i został stworzony przez ludzi, którzy od lat pracują ze szkołami jogi, znamy te same problemy i szukamy tych samych rozwiązań. Jest dostosowany do naszych realiów i pracy. Jestem bardzo zadowolona!”

Julia Butrym-Południewska, założycielka i właścicielka szkoły JogaRytm

W swoim studio nie korzystała dotychczas z żadnego systemu do zarządzania szkołą.

Program Systemate stosuję od dwóch miesięcy. Wcześniej nie korzystałam z żadnego systemu elektronicznego. Wszystko zapisywałam ręcznie: obecności uczniów, zakupy karnetów, liczbę uczestników zajęć. Dodatkowo w arkuszu Excel robiłam zestawienia i podsumowania z podziałem na miesiące, nauczycieli, rodzaje zajęć. To było pracochłonne i czasochłonne. Teraz wszystkie kartki zamieniłam na jeden program. Oczywiście początkowo było więcej pracy. Musiałam przeszkolić recepcjonistkę, nauczycieli oraz przestawić uczniów na nowy system kart oraz zapisów. Ale teraz cała rejestracja przebiega bardzo szybko i sprawnie. Uczniowie cenią sobie możliwość wykupienia karnetu on-line jeszcze przed zajęciami. Recepcjonistka oszczędza czas, co mi z kolei pozwala oszczędzić pieniądze.

Drugim ważnym aspektem programu Systemate jest możliwość robienia zestawień z podziałem na miesiące, rodzaje karnetów, nauczycieli. Wszystkie wprowadzone dane są od razu szeregowane. Dzięki temu widzę, które zajęcia są oblegane, jakie karnety się najgorzej sprzedają, który nauczyciel prowadzi najwięcej zajęć itp.

Najczęściej korzystam z funkcji harmonogramu. Ustawiam zajęcia, nauczycieli, zastępstwa, święta, promocje, zniżki. Mimo że nie jestem biegła w informatyce, to dobrze sobie radzę. Program jest intuicyjny. W dodatku każde działanie mogę cofnąć.

Ale najważniejsze, że po zainstalowaniu programu mam nadal kontakt z jego twórcą. Każdą wątpliwość, pytanie, niejasność mogę przekazać obsłudze i bardzo szybko dostaję rozwiązanie. Taki stały kontakt cenię sobie wysoko. Większość firm ma gotowe odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Tutaj mam dostęp do żywego człowieka, który każdą sprawę rozpatruje indywidualnie. Jeszcze nigdy nie zostałam bez pomocy.

Wiedziałam, że system elektroniczny będzie lepszym rozwiązaniem, ale nie sądziłam, że będzie miał tyle funkcji, z których będę korzystać. Jestem teraz w Indiach i codziennie mam wgląd w to, co się dzieje w szkole.

systemate